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Politique en matière de respect de la vie privée

Groupe Altus, les sociétés membres de son groupe et ses partenaires (collectivement, « Altus » ou « nous ») sont résolues à préserver et à sauvegarder votre droit à la vie privée. Pour cet engagement, nous voulons que vous soyez pleinement conscient du traitement de vos renseignements personnels que nous avons en notre possession. Par conséquent, la présente politique en matière de respect de la vie privée présente la manière dont nous recueillerons, divulguerons et gérerons vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « loi »).

Altus a désigné un agent de la protection de la vie privée dont les responsabilités sont les suivantes :

  1. surveiller la conformité d’Altus avec les principes de protection de la vie privée de la loi;
  2. adopter des politiques, pratiques et procédures afin d'appliquer les principes, notamment élaborer des renseignements et informer le personnel des politiques, pratiques et procédures d’Altus.

Généralités

La loi stipule que chaque organisation doit se conformer aux obligations suivantes en matière de protection de la vie privée :

  1. Responsabilité;
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements;
  3. Consentement;
  4. Limitation de la collecte;
  5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation;
  6. Exactitude;
  7. Mesures de sécurité;
  8. Transparence;
  9. Accès aux renseignements personnels; and
  10. Conformité.

Principaux termes

Les renseignements personnels sont des renseignements concernant un individu identifiable, notamment la race, l'origine ethnique, l'âge, les antécédents financiers et les opinions personnelles. Ils ne comprennent pas le nom et le titre d'un employé d'une organisation ni les adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.

Pour ce qui est du consentement, Altus ne peut recueillir, utiliser ni divulguer des renseignements personnels à l'insu d'un individu et sans son consentement, que ce soit de manière implicite ou explicite. Les exceptions relatives à la collecte et à l'utilisation de renseignements personnels sans consentement sont décrites dans la loi.

Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez lorsque vous demandez des données financières sur Altus. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure vos nom, adresse, numéro de téléphone et adresse de courrier électronique, des renseignements sur les relations avec les clients et les épargnants, telles les demandes de service à la clientèle et les demandes de renseignements à l'intention des épargnants, des renseignements sur les relations commerciales, comme les conditions et les préférences d'une entente, des renseignements sur les activités commerciales, comme les coordonnées d'un porteur de parts à la suite d'une demande précise à cet égard. Les renseignements recueillis sont traités de manière confidentielle et seront respectés conformément à la présente politique en matière de respect de la vie privée. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels qui nous permettront de gérer et de développer nos affaires et nos activités, notamment vous fournir des renseignements sur les relations avec les épargnants supplémentaires à ceux que vous avez expressément demandés, afin de permettre à Altus de se conformer aux lois applicables ou aux exigences réglementaires et à d'autres fins justifiées auxquelles vous consentez.

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement de vous ou les obtenir de l'un de nos tiers fournisseurs de services qui a recueilli des renseignements de vous pour notre compte. Ces fournisseurs peuvent inclure des fournisseurs de services de fil de presse, des agents de transfert ou des institutions financières.

Nous pouvons également recueillir automatiquement des renseignements anonymes liés à l'utilisation que vous faites de notre site Web, comme la date et l'heure où vous visitez le site et la page que vous y consultez. De plus, nous recueillons les témoins (cookies) de votre navigateur afin d'identifier votre ordinateur et d'obtenir un dossier de vos visites dans notre site Web. La technologie utilisée pour recueillir vos témoins est fournie par le navigateur que vous utilisez; vous pouvez désactiver les témoins à l'aide des options de configuration de votre navigateur. Ces renseignements statistiques nous permettent de mieux comprendre l'utilisation que l'on fait de nos sites Web (p. ex., identifier les pages ou les sections qui sont les plus populaires et les heures d'activité maximale), ce qui nous aide à planifier les améliorations à apporter à notre site afin de mieux répondre aux besoins de nos visiteurs.

Fins de la collecte des renseignements personnels

  1. Vous fournir des renseignements sur les relations avec les épargnants supplémentaires à ceux que vous avez expressément demandés;
  2. Répondre à vos demandes;
  3. Permettre au Fonds de se conformer aux lois applicables ou aux exigences réglementaires;
  4. Autres fins justifiées auxquelles vous consentez.

Vous pouvez refuser de consentir à ce que nous utilisions vos renseignements personnels ou retirer votre consentement, comme l’explique la rubrique « Consentement » ci-dessous. Avant d'utiliser vos renseignements personnels à une autre fin que celles énumérées aux points i) à iv) ci-dessus, Altus vous expliquera la raison et vous demandera votre consentement.

Divulgation de vos renseignements personnels

Tous les tiers devront signer une entente de non-divulgation avant de recevoir des renseignements personnels. L'utilisation, la divulgation et la garde des renseignements personnels par les tiers autorisés sont également régies par la loi et ceux-ci devront soumettre un énoncé de conformité à la loi avant de recevoir des renseignements personnels.

À l'instar de nombreuses organisations, nous réduisons les coûts en ayant recours à des fournisseurs de services pour des services courants. Par conséquent, vos renseignements peuvent leur être fournis. Ces fournisseurs doivent convenir de n'utiliser les renseignements qui leur sont divulgués qu'aux fins précises que nous indiquons dans l'entente et il leur est interdit de les utiliser à d'autres fins. La divulgation des renseignements personnels à ces fournisseurs peut être effectuée aux fins décrites dans la présente politique en matière de respect de la vie privée et dans les cas suivants :

  1. Nous sommes tenus de le faire par des exigences prévues par la loi ou par règlement;
  2. Les renseignements sont mis à la disposition du public ou font partie des activités usuelles en matière de rapports d’Altus;
  3. La divulgation est nécessaire à la protection des droits et des biens d’Altus;
  4. En cas d'urgence ou lorsque l'utilisation des renseignements est nécessaire pour assurer la sécurité d'une personne ou d'un groupe de personnes;
  5. Les renseignements sont des renseignements personnels publics;
  6. Les renseignements sont requis par les employés, les contractants, les conseillers et autres parties (y compris d'autres organisations prévues dans les conditions d’Altus), lesquels en ont besoin pour nous aider à établir et à gérer notre relation avec vous, notamment, par exemple, les tiers qui nous fournissent des services ou fournissent des services pour notre compte ou les tiers qui collaborent avec Altus afin de vous fournir des services;
  7. Les renseignements sont requis par une autre partie, dans le cas d'un changement de propriété d'une partie ou de la totalité d’Altus ou de l'octroi de sûretés visant une partie ou la totalité d’Altus, par exemple, dans le cadre d'une forme de fusion, achat, vente, location, regroupement ou d'une autre forme d'association commerciale, à la condition que les parties soient liées par des ententes appropriées ou des obligations au titre desquelles elles doivent utiliser ou divulguer vos renseignements personnels en conformité avec les dispositions visant l'utilisation et la divulgation de la présente politique en matière de respect de la vie privée, sauf votre consentement contraire; ou
  8. Nous avons obtenu votre consentement (voir la rubrique « Consentement » ci-dessous).

Nous ne divulguerons vos renseignements personnels aux tiers qu'aux fins indiquées dans la présente politique en matière de respect de la vie privée. Sauf disposition expresse contraire dans la présente politique en matière de respect de la vie privée, nous ne vendrons pas, ne transférerons ni ne divulguerons autrement vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement exprès.

Consentement et option de retrait

Nous devons obtenir votre consentement afin de pouvoir recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels. Selon le type et la nature délicate de vos renseignements personnels, votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de ces renseignements peut être exprès et formel (donné oralement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par l'utilisation de nos produits et services ou en ne répondant pas à notre offre de supprimer vos renseignements personnels de nos listes de marketing), auquel cas nous tenons pour acquis que vous nous donnez votre consentement. Votre consentement peut être donné par votre représentant autorisé. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, tant que vous présentez un avis raisonnable de retrait.

Le retrait ou le refus d'un consentement est assujetti aux restrictions légales et contractuelles. Altus peut recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels pour des raisons légales, de sécurité ou certaines raisons liées au traitement si la loi l'y autorise. Par exemple, nous devons fournir vos renseignements personnels à la suite d'un mandat de perquisition ou d'autres demandes ou ordres prévus par la loi ou à un organisme d'enquête dans le cas d'une violation d'une entente ou des dispositions de la loi, ou autrement requis par la loi.

Si vous préférez ne pas figurer sur nos listes d'envoi des relations avec les épargnants que nous utilisons pour vous fournir des renseignements réservés aux épargnants, vous pouvez demander à ce que l'on vous retire des listes en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-dessous. Vous êtes libre d'être retiré de nos listes de relations avec les épargnants en tout temps; vous devez allouer un délai raisonnable pour le retrait. En vous retirant de nos listes, vous pouvez limiter notre capacité de vous fournir certains renseignements, services ou avantages réservés aux épargnants.

Sécurité des renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels dans une unité de stockage des données sécurisée en vue de les protéger contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisé. Nous conserverons tous les renseignements personnels recueillis strictement confidentiels et ne divulguerons ces renseignements qu'aux employés et fournisseurs de services d’Altus qui en ont besoin aux fins indiquées ci-dessus. Nous avons conclu des ententes avec nos fournisseurs de services visant la protection des renseignements personnels en leur possession. Nous ne conserverons vos renseignements personnels que tant qu'ils seront nécessaires ou pertinents aux fins indiquées ci-dessus ou tant que la loi nous y oblige.

Nous conserverons les renseignements personnels qui sont en notre possession ou notre contrôle exacts, complets et à jour, comme il est nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. La loi interdit la mise à jour de routine des renseignements personnels, sauf si ces mises à jour sont nécessaires aux fins convenues initialement.

Liens aux sites de tiers

Nos sites Web peuvent contenir des liens vers les sites Web de tiers. Altus n'exerce aucun contrôle sur ces sites Web et n'assume aucune responsabilité quant à la manière dont les opérateurs de ces sites Web tiers peuvent traiter les renseignements personnels que vous leur fournissez. Nous vous encourageons fortement à lire les énoncés de confidentialité de tous ces sites Web tiers, puisque leurs politiques peuvent différer considérablement de la présente politique en matière de respect de la vie privée.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit à un accès raisonnable à vos renseignements personnels qui sont en notre possession ou notre contrôle et de demander la correction des renseignements personnels qui pourraient être désuets, incomplets ou erronés. Pour présenter votre demande, vous pouvez vous procurer notre formulaire « Demande d'accès aux renseignements personnels » en écrivant à l'agent de la protection de la vie privée, à l'adresse ci-dessous ou, si vous préférez, nous écrire ou nous téléphoner. Nous pourrions vous demander des frais d'administration pour vous permettre d'accéder à votre dossier, selon la nature de votre demande. Habituellement, nous donnerons suite à votre demande d'accès ou de correction au plus tard 30 jours suivant celle-ci.

Communiquer avec nous

Pour obtenir l'accès à vos renseignements, signaler des renseignements erronés, déposer une plainte, présenter des demandes ou faire des commentaires relativement à la présente politique en matière de respect de la vie privée, veuillez communiquer avec nous :

Groupe Altus
33, rue Yonge, suite 500
Toronto, ON M5E 1G4 Canada

Téléphone: 416 641.9500
Télécopieur: 416 641.9501
Courriel: liana.turrin@altusgroup.com

Pour présenter une demande de retrait, veuillez nous envoyer un message par courrier électronique ou communiquer avec nous au 416 641.9500.